¿Empresa 2.0?

“Enterprise 2.0 is the term for the technologies and business practices that liberate the workforce from the constraints of legacy communication and productivity tools like email.

It provides business managers with access to the right information at the right time through a web of inter-connected applications, services and devices.

Enterprise 2.0 makes accessible the collective intelligence of many, translating to a huge competitive advantage in the form of increased innovation, productivity and agility.” (fuente enterprise 2.0)

¿Estamos de acuerdo? Existe en la actualidad en nuestras empresas esta actitud de “colectivizar” la información de gestión, del conocimiento de las personas y de la colaboración.

¿Acaso utilizamos la información de gestión sólo para nuestro uso y disfrute sin tener en cuenta al de al lado, a nuestro colega, nuestro proveedor, nuestro cliente?

Creo que en un futuro no muy lejano esta práctica llamada “2.0″ va a formar parte de la ventaja competitiva de las empresas. Esa actitud por compartir, ceder, ofrecer, colaborar con la información nos hará diferentes y por ende atractivos y productivos. Personalmente apuesto por esa actitud.

Se gana seguro.

Técnicas de Facilitación 2a. parte

Hola a todos.
Recordaréis mi post referente a las diferentes técnicas que se utilizan para facilitar la participación de las personas en las reuniones.

Vamos a tratar en esta entrada de los preparativos requeridos para que una reunión sera conducida (moderada) con éxito.

Para ello debemos tener en cuenta nuestro rol, el rol del facilitador (tendrá una entrada específica en este blog), así como el establecimiento de los objetivos, los contenidos, el procedimiento y el tipo de técnica o técnicas que desearemos aplicar durante la reunión.

Para no extenderme hablaremos destacaremos dos técnicas: El “calentamiento” o Warm Up y el barómetro de las sensaciones.

El calentamiento (Warm Up)
Es básica su aplicación. Nos sirve para “entrar en calor”, para “activar” a cada asistente a la reunión y se transforme en un participante. Consume o mejor dicho invierte los primeros no más de 10 minutos (en función del número de asistentes) para que cada persona se presente (si es relevante), exponga sus expectativas, intereses y deseos acerca de los objetivos y contenidos de la reunión.

Utiliza una pizarra y unas cartulinas para que la gente se pueda expresar, presentar y compartir en ella. También se puede aplicar las herramientas on line de colaboración. Aquí tan sólo requerirá un poco de tiempo su preparación.

El barómetro de las sensaciones (Mood barometer)

También se suele aplicar al principios de la reunión. Nos sirve para comprobar el estado de ánimo de los asistentes; recuerda que de momento son asistentes y tú debes conseguir que se transformen en participantes.

Invierte o dedica no más de 5 minutos en conocer su estado de ánimo en general y pregúntales acerca de cómo se siente ante esta reunión. Apela a la sinceridad de las personas.

Puedes utilizar iconos por ejemplo los emoticones, dibujos, colores, … Cada asistente se levanta y se dirige a la pizarra y expresa su estado de ánimo o cómo asocia el asunto a tratar con un icono o color.

Evidentemente luego se comenta cada sensación pero de manera muy rápida. Por ejemplo, que se comente aquella sensación que se encuentre muy diferente a la del resto.

Es casi un juego y permite que quede reflejado el estado de ánimo al inicio de la sesión. Se suele realizar de nuevo al finalizar la reunión o por ejemplo, al final del proyecto.

En fin, son sólo técnicas que con la práctica se dominan y se deben hacer o aplicar de manera natural. No hay reglas o instrucciones precisas tan sólo debes pensar que en una reunión que moderas debes conseguir que las personas se muevan del estadio de “asistentes” al de “participantes”

Adriàpolix, un encuentro, una solución.

Herramientas de trabajo on line

Hola a todos,

Estoy buscando en la red herramientas on line que me permitan compartir conocimiento, trabajar en equipo utilizando al máximo todas las posibilidades que el entorno web 2.0 e internet nos facilita.

En una de mis página favoritas, wwwhatsnew.com (de Juan Diego Polo) he encontrado la referencia a Zoho Os recomiendo una visita con pausa puesto que es muy interesante y entiendo que encaja dentro de las herramientas de trabajo que promueven la colaboración, el trabajo en equipo, la eficiencia y productividad.

Pero, ¿qué es Zoho?

Zoho es un espacio en la red en la que puedes tener lo siguiente:

• Un procesador de textos
• Una hoja de cálculo
• Un programa para realizar presentaciones
• Un gestor de proyectos
• Un gestor de correo-e
• Una herramienta wiki
• Una agenda y planificador de tareas y actividades
• Chat
• Un gestor CRM, Customer Relationship Management
• Un notebook (esta aplicación merece una atención especial)
• Una herramienta para organizar web meetings o video conferencias

En fin, como podéis comprobar es muy completito, fácil de usar (intuitivo y amigable), rápido y en la mayoría de los casos libre; es decir gratis. Aunque también hay que destacar que dependiendo del número de usuarios se debe abonar una cantidad (de entre 5 a 12 $)

Por supuesto, que me voy a dedicar de lleno a aprovecharme de todas sus prestaciones. Pensaré en contenido y lo colgaré en este blog. Poco a poco y sobretodo entre todos le iremos sacando su provecho.

Adriàpolix, un encuentro, una solución.

Técnicas de Facilitación (1a. parte)

Al cabo de la jornada semanal, la semana o el mes hemos tenido seguramente que asistir a reuniones, a participar o incluso a moderar o conducirlas.

¿Sabemos realmente cómo despertar y mantener la atención, aprovecha el caudal de participación de las personas asisten?

Está claro que en una reunión hay cuatro grandes momentos: la preparación, la conducción o moderación, el cierre y conclusiones y la evaluación y seguimiento.

Ahora en este post nos centraremos en cómo moderar una reunión en donde se necesite de la participación de las personas.

Por este motivo es necesario disponer de un kit de herramientas para poderlas ir utilizando a medida que avanza una reunión. Cada herramienta tiene su momento, una utilidad diferente. Tan sólo hay que saber cuando hay que aplicarlas.

Las herramientas son las siguientes:

• El “calentamiento”
• El barómetro de las sensaciones
• Tarjetas de comentarios
• La “lluvia de ideas”
• La evaluación por puntos
• La matriz de evaluación
• El código de conducta o reglas de comportamiento
• El Plan de Acción
• El diagrama de Fischbone
• El banco de ideas

Estas son una cuantas que prometo ir poco a poco describiendo.

Evidentemente que cada facilitador las puede ir adaptando en función de las necesidades y de la marcha o evolución de las reuniones. Tan sólo depende de la habilidad y creatividad del moderador.

Adriàpolix, un encuentro, una solución.

Mañana hay una reunión

Os cito un caso curioso.

Introducción
Regularmente hay unas reuniones de gestión a las que asisten diferentes personas de todos los departamentos de la empresa.

Más o menos, los asuntos a tratar son, a menudo, conocidos por todos y casi siempre participan las mismas personas.

La finalidad de la reunión es conocer la situación de la gestión de la empresa y a veces, asisten nuevos participantes desde el inicio de la reunión.

Situación

Por la mañana, Juana al abrir su Lotus Notes se entera –un tanto sorprendido- que mañana a las 8:00 h. hay una reunión. Lo sabe gracias a un compañero suyo –Emilio- que le ha reenviado un correo electrónico en el que se indicaba la fecha de esa reunión tan importante (iba con acuse de recibo)

La hora, las 8:00 h. Está previsto que acabe a la 13:00 h.

Sorprendida por la noticia, llama a su compañero Emilio y le comenta si sabe algo más de esa reunión tan importante.

Emilio, le dice que es la famosa reunión de gestión, que no se preocupe tanto porque se trataran los asuntos de siempre; los del día a día y lo que quedó pendiente.

La respuesta de Emilio no tranquiliza a Juana que le reclama un mayor detalle. Por ejemplo, donde será, quien va a asistir, porqué no se lo han dicho antes,…

Ante la petición, Emilio le contesta que asistirán los de siempre más dos o tres de “Ingeniería” para un asunto nuevo que ya nos dirán. Del lugar de la reunión supone que lo sabrá la secretaria. Y al hecho que no le hayan avisado le responde que seguramente se le habrá olvido decírselo.

Juana hace memoria y empieza a recordar. ¡Ya está! (se alegra) ya recuerda aunque vagamente la pasada reunión de gestión de hace tres meses, pero se cuestiona si tiene que ir ella.

Vuelve a llamar a Emilio y le pregunta si de lo pendiente está el asunto de los “embalajes”. Éste le contesta que puede, que, en todo caso, intente sacar ese tema en la reunión. Puede que haya tiempo o que al jefe le interese ya que hace poco hubo bronca con los del almacén.

No sabe qué hacer. Tiene asuntos (para ella de importancia) y no sabe si se tienen que tratar o no en dicha reunión. Además no sabe si ir o no ya que “oficialmente” ella no sabe nada. También piensa que si asiste a la reunión a qué hora. ¿A primera y estar toda la mañana o …?

Cuestiones relevantes

Reflexionad acerca de la situación sobre la eficiencia de dicha reunión. ¿Qué es lo que falla en esta situación? , ¿Cómo actúan Emilio y Juana?

¿Cuál debería ser la manera de actuar?, ¿Cuál serían las decisiones a tomar?, ¿Quién y cuando se debería actuar?, ¿Cuáles serían los resultados previstos, sus consecuencias,…?

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Compartir información: un reto

Hace tiempo que me interesa mucho encontrar aplicaciones en el entorno web 2.0 que fomenten la colaboración y el trabajo en equipo y además realmente sean eficientes.

Soy un fan de wwwhat’s new (gracias Juan Diego) Es una interesante y muy práctica página en la que se describen multitud de aplicaciones web 2.0. Realmente, merece una visita detenida ya que está muy bien estructurada y por supuesto, bien documentada.

Últimamente, he recibido noticias acerca de las aplicaciones llamadas “colaborativas” (dicho término suena muy mal y además dudo que exista en nuestro idioma). Son aplicaciones interesantes pero me pregunto si se saben usar de manera eficiente y si son suficientemente conocidas. Otro de los inconvenientes es que la mayoría están en inglés.

Os voy a citar algunos ejemplos. Si pincháis sobre el icono accederéis a los comentarios y a las referencias.

También en infonomia podéis encontrar -en el apartado herramientas- un conjunto de aplicaciones dirigida a compartir información y gestionar proyectos, actividades y tareas en colaboración, en equipo. Es también de gran interés conocerlas y practicar con ellas.

La ventaja es su potencia, su clara estructura de trabajo, su versatilidad, su facilidad (o al menos para mí) para manejarse (digamos que son la mayoría muy intuitivas) pero, me pregunto si son suficientemente conocidas y -aparte del inconveniente para algunos del idioma- tengan una aplicabilidad para el entorno de trabajo más próximo.

El siguiente ejemplo lo encontré en infonomía. También es interesante la propuesta que nos hace corel

Y por último, dos escritorios que suelo utilizar: eyeos y peepel

La verdad es que es apasionante pero me sigo preguntando si realmente se saben utilizar a fondo. Pienso en que es una muy buena opción para las empresas pequeñas pero ¿se conocen lo suficiente?, ¿se saben utilizar o ver la aplicación práctica e inmediata?, …

No lo sé pero probadlas.

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Reuniones eficaces y eficientes ( y 2a.parte)

Estoy preparando una acción formativa acerca de cómo preparar y conducir reuniones de manera eficiente y se me ocurrió implantar un “decálogo” (aunque son 14 puntos) referente a modo de consejos útiles.

Estos consejos posiblemente suenen a sentido común pero pensadlo cuando asistís a reuniones y no siempre se cumplen. Ya sea por que no reparas en ellos, porque no les das importancia o simplemente porque los desconoces. Son sólo un consejo.

Son los siguientes:

1.Revisa la sala de reuniones
Asegúrate que disponga de todos los elementos necesarios para la conducción (Video, flipchart, rotuladores, papel, conexiones, disposición de mesas y sillas, bebidas,…)

2.¿Necesitarás documentación?
Asegúrate que dispones de todo el material. (actas, planes de acción, documentación de soporte, …)

3.La puntualidad es un rasgo de profesionalidad
Empieza y acaba a la hora pactada.

4.¿Te conocen?, ¿Les conoces?
Sé educado y preséntate o presenta a las personas.

5.Lo bueno si breve, …
Las introducciones, entradas, objetivos tienen que ser claras y cortas.

6.Si moderas … que no se distraigan

Evita las distracciones, interrupciones, … En definitiva todo aquello que te aleje del objetivo de la reunión.

7.¿Quién escribirá?
Pide al grupo ayuda e implicación. Se necesitan ayudantes.

8.Estamos atentos
Cautiva la atención desde el inicio de la reunión

9.Sé preciso
Pide al grupo siempre una descripción de hechos y datos; no opiniones.

10. !Abre juego!
Asegúrate que todo el mundo participa. Libertad de expresión, respeto y reconocimiento.

11.Sé buena persona
Comprende los sentimientos de las personas.

12.No te inhibas ante los conflictos
Ante el desacuerdo, pide información y opinión. Debátelo.

13.Resume, Asume y Presume
Resume los progresos, asumid los compromisos, presumid de equipo

14.Concreta
Asegúrate que se concretan los progresos, avances en acciones. Haz que éstas se recojan en un plan con personas responsables y fechas.

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Reuniones eficaces y eficientes (1a.parte)

Eficacia, eficiencia dos términos interesantes, por no mencionar productividad, rendimiento, resultados, tiempo de trabajo, … Hablamos mucho de ellos pero, ¿acaso somos eficientes, eficaces, somos productivos, obtenemos resultados, gestionamos correctamente nuestro “tiempo de trabajo” cuando nos reunimos?

Me temo que no todos. Me explico. Siempre se comenta que tenemos “reunitis”; Es decir, aquella afección que nos fuerza a salir y entrar a reuniones. Todo el día reunido. Y me pregunto, ¿tengo tiempo para trabajar?, ¿tengo tiempo para prepararme la reunión? y ¿tengo tiempo para hacer el seguimiento de lo acordado en la reunión?

Es de manual pero las reuniones las justas (y quién es el “gracioso” que determina el número justo y adecuado), al menor tiempo posible (me comentan que no más de 1 hora) y lo mejor preparadas posible (preparación, preparación y preparación)

Empecemos por el final (que me gusta más). Si las reuniones las preparamos bien, a conciencia, posiblemente, nos daríamos cuenta que o no es necesaria la reunión como tal o bien aprovecharíamos mejor el tiempo (productividad) y obtendríamos mayores resultados (eficiencia) por lo tanto …

Pero qué hay que hacer para prepararse la reunión.

Si la convocas tu, está claro. Define el objetivo, acota el ámbito o el alcance del asunto a tratar (no trates muchos asuntos en una reunión. Tan sólo uno o dos como máximo).

Elige bien a las personas con las que te vas a reunir, redacta una agenda de trabajo (orden del día) y sobretodo revisa los aspectos formales (convocatoria, lugar, presentaciones -si son precisas-, mensajes, …)

Ya sabéis si preparas bien una reunión serás más efectivo, productivo y eficiente.

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El caso:una herramienta potente de formación 1a.parte

El estudio de casos es -a mi entender- una potente metodología para utilizarla en la actividad formativa (tanto en las empresas como en el entorno académico). Por este motivo, por que es potente se tiene que saber preparar, organizar e implantar para garantizar su éxito.

Desde mi experiencia, entiendo que esta metodología consta de diferentes fases:

• Preparación.
• Implantación.
• Evaluación y Conclusión.
• Seguimiento y Eficacia.

En la fase de preparación debemos pensar en la definición de la situación que se quiere trabajar, sus objetivos y las habilidades a desarrollar en los “alumnos”.

Para definir esta situación contamos con los siguientes elementos:

• Título y definición de la situación de partida
• Objetivos y Enfoque
• Lecciones aprendidas
• Elementos para la discusión

El título (algo obvio, podréis pensar) pero que debe reflejar no sólo el “alma” de lo que se va a estudiar sino los beneficios del estudio de dicho caso. Y, a continuación, descripción de la llamada “situación inicial”, en donde se describen los hechos (como una narración) teniendo en cuenta que perseguimos dos grandes propósitos:

1. Conseguir atrapar la curiosidad de nuestro lector.
2. Proporcionar al lector toda la información clave para que entienda, comprensa la situación; es decir, la debe asimilar y vivirla. Se tiene que creer dicha situación.

Conseguidos ambos propósitos debemos explicitar cuál es el alcance del caso; es decir, cuales son los objetivos del caso, la situación óptima a conseguir. Este apartado tiene que ser relativamente corto y proporcionar las directrices de trabajo.

Otro de los elementos en la fase de preparación es la definición del enfoque a aplicar; es decir, describir -en el caso- los esfuerzos requeridos para conseguir pasar de la situación inicial a la que nos marca el objetivo.

Para ello, el lector debe realizarse algunas cuestiones clave; a saber, cual es el planteamineto de base, cuales son las medidas a realizar, cuales son los efectos o las consecuencias de tales medidas, en cuanto tiempo se requieren, cuales son los obstáculos o grupos de interés previsibles que entran en juego, …

Por último, hay que tener preparadas (en la fase de preparación) las lecciones aprendidas. Aquello con lo que el lector tiene salir convencido de haber aprendido.

Proporciona al lector lo que sí debe tener en cuenta y lo que no debe realizar en el manejo y solución del problema (o caso) descrito. Ddeben presentarse de forma que sea fácil su aplicación tanto en los aspectos técnicos (proceso de trabajo, por ejemplo) como de comportamiento o de actitud (la colaboración entre departamentos, por ejemplo)

Hasta aquí os describimos la fase de preparación. Todavía hay más.

Adriàpolix, un encuentro, una solución.