Herramientas de trabajo on line

Hola a todos,

Estoy buscando en la red herramientas on line que me permitan compartir conocimiento, trabajar en equipo utilizando al máximo todas las posibilidades que el entorno web 2.0 e internet nos facilita.

En una de mis página favoritas, wwwhatsnew.com (de Juan Diego Polo) he encontrado la referencia a Zoho Os recomiendo una visita con pausa puesto que es muy interesante y entiendo que encaja dentro de las herramientas de trabajo que promueven la colaboración, el trabajo en equipo, la eficiencia y productividad.

Pero, ¿qué es Zoho?

Zoho es un espacio en la red en la que puedes tener lo siguiente:

• Un procesador de textos
• Una hoja de cálculo
• Un programa para realizar presentaciones
• Un gestor de proyectos
• Un gestor de correo-e
• Una herramienta wiki
• Una agenda y planificador de tareas y actividades
• Chat
• Un gestor CRM, Customer Relationship Management
• Un notebook (esta aplicación merece una atención especial)
• Una herramienta para organizar web meetings o video conferencias

En fin, como podéis comprobar es muy completito, fácil de usar (intuitivo y amigable), rápido y en la mayoría de los casos libre; es decir gratis. Aunque también hay que destacar que dependiendo del número de usuarios se debe abonar una cantidad (de entre 5 a 12 $)

Por supuesto, que me voy a dedicar de lleno a aprovecharme de todas sus prestaciones. Pensaré en contenido y lo colgaré en este blog. Poco a poco y sobretodo entre todos le iremos sacando su provecho.

Adriàpolix, un encuentro, una solución.

Conocimiento

Hola a todos

He creado una página en google en donde iré dejando documentación de interés referente a las Habilidades Sociales y el Desarrollo Organizacional para compartirlo con vosotros.

De momento estoy creando una mini estructura sencilla con documentación en formato pdf pero está en mi mente ir construyendo algo parecido a un wiki pero dedicado al DO, Desarrollo Organizacional y a herramientas, estudio de casos, … relacionados con prácticas referentes al aprendizaje organizacional, la colaboración, la gestión del conocimiento, a la gestión por procesos, la eficiencia en el trabajo, la gestión del tiempo, las habilidades sociales, …

Poco a poco, quiero ir construyendo conocimiento en un entorno de colaboración

Por favor, quien quiera colaborar ya lo sabe contactad conmigo en la siguiente dirección de correo electrónico adriapolis@adriapolis.net

Nota: si pincháis sobre la imagen entraréis a la página “Documentos de interés”

Adriàpolix, un encuentro, una solución.

No es lo que se dice sino cómo se dice

Os voy a contar un cuento que he recogido del blog de una conocida mía. Es tan solo cuento de la sabiduria popular que me parece tiene un mensaje bien importante

“Un Rey soñó que había perdido todos los dientes. Después de despertar, mandó llamar a un Sabio para que interpretase su sueño.

“¡Qué desgracia, mi señor!” exclamó el Sabio, “Cada diente caído representa la pérdida de un pariente de vuestra majestad”.

“¡Qué insolencia!” gritó el Rey enfurecido, “¿Cómo te atreves a decirme semejante cosa? ¡Fuera de aquí!”

Llamó a su guardia y ordenó que le dieran cien latigazos. Más tarde ordenó que le trajesen a otro Sabio y le contó lo que había soñado.

Este, después de escuchar al Rey con atención, le dijo:
“¡Excelso señor! Gran felicidad os ha sido reservada. El sueño significa que sobrevivirás a todos vuestros parientes”.

Se iluminó el semblante del Rey con una gran sonrisa y ordenó que le dieran cien monedas de oro.

Cuando éste salía del Palacio, uno de los cortesanos le dijo admirado:
“¡No es posible! La interpretació n que habéis hecho de los sueños es la misma que el primer Sabio. No entiendo porque al primero le pagó con cien latigazos y a ti con cien monedas de oro”.

“Recuerda bien, amigo mío”, respondió el segundo Sabio, “que todo depende de la forma en el decir… uno de los grandes desafíos de la humanidad es aprender a comunicarse” .

De la comunicación depende, muchas veces, la felicidad o la desgracia, la paz o la guerra. Que la verdad debe ser dicha en cualquier situación, de esto no cabe duda, mas la forma en que debe ser comunicada es lo que provoca en algunos casos, grandes problemas.

La verdad puede compararse con una piedra preciosa. Si la lanzamos contra el rostro de alguien, puede herir, pero si la envolvemos en un delicado embalaje y la ofrecemos con ternura, ciertamente será aceptada con agrado.

Estoy convencido de ello. ¿Y vosotros?

Adriàpolix, un encuentro, una solución.

Técnicas de Facilitación (1a. parte)

Al cabo de la jornada semanal, la semana o el mes hemos tenido seguramente que asistir a reuniones, a participar o incluso a moderar o conducirlas.

¿Sabemos realmente cómo despertar y mantener la atención, aprovecha el caudal de participación de las personas asisten?

Está claro que en una reunión hay cuatro grandes momentos: la preparación, la conducción o moderación, el cierre y conclusiones y la evaluación y seguimiento.

Ahora en este post nos centraremos en cómo moderar una reunión en donde se necesite de la participación de las personas.

Por este motivo es necesario disponer de un kit de herramientas para poderlas ir utilizando a medida que avanza una reunión. Cada herramienta tiene su momento, una utilidad diferente. Tan sólo hay que saber cuando hay que aplicarlas.

Las herramientas son las siguientes:

• El “calentamiento”
• El barómetro de las sensaciones
• Tarjetas de comentarios
• La “lluvia de ideas”
• La evaluación por puntos
• La matriz de evaluación
• El código de conducta o reglas de comportamiento
• El Plan de Acción
• El diagrama de Fischbone
• El banco de ideas

Estas son una cuantas que prometo ir poco a poco describiendo.

Evidentemente que cada facilitador las puede ir adaptando en función de las necesidades y de la marcha o evolución de las reuniones. Tan sólo depende de la habilidad y creatividad del moderador.

Adriàpolix, un encuentro, una solución.

Blogs de comunicación

La Comunicación me interesa profesionalmente. Sobretodo la comunicación interna en las organizaciones. Siempre es la “culpable” de los males de la empresa.

Cuando reflexionas en alguna acción formativa con directivos o empleados siempre sale a relucir el “tema de la comunicación” Y, en parte, es cierto. Nos comunicamos muy mal. Sin tener en cuenta ni al interlocutor (parte emocional) ni al contenido y mensaje (parte racional)

Parece paradójico pero creo que la tendencia va a ir a más; es decir a mayor cantidad de información a nuestro alcance, contenidos, multiplicidad de accesos, inmediatez, disponibilidad, rapidez, … más difícil se nos hace gestionar la comunicación.

Por ejemplo, cuántas veces en vez de solucionar algo a través de la palabra (una simple llamada telefónica para aclarar alguna duda) se utiliza un canal inadecuado (el correo electrónico) y un mensaje siempre poco reflexionado y estructurado (el maldito tiempo que nos come) y sin saber cómo va a ser percibido.

Es igual”, pensamos. “Ya se entiende” decimos, … O, por ejemplo, quien no ha mencionado a veces la frase “No me entiendes”, …

Detecto últimamente y sobretodo en donde trabajo que se utiliza de manera inadecuada los diferentes canales de información, no se preparan los mensajes (forma y fondo). No se repara en comunicar de manera inteligente, conociendo la parte emocional y racional de la comunicación entre las personas.

Ahora quiero buscar blogs que hablen de la comunicación, de cómo se debe comunicar de manera eficiente, …

Poco a poco, voy descubriendo perlas y una de ellas es el blog de Mónica Castro, el blog de la comunicación. Lo recomiendo, entrad y leed sus aportaciones, comentarios, herramientas y utilidades que pone a disposición del lector.

Adriàpolix, un encuentro, una solución.

Las maneras de entender la RSC

De nuevo con la Responsabilidad Social Corporativa. Hace relativamente poco tiempo que me estoy documentando y tal y como el Profesor Josep Maria Lozano de ESADE afirma podemos destacar cinco maneras diferentes de entender, comprender la RSC.

Todas ellas son válidas y, por supuesto, lícitas pero resumen de una forma clara cómo afrontas la responsabilidad de la empresa ante su entorno.

En primer lugar, las empresas aplican un enfoque legal. Es decir, se preguntan qué dice la ley, a qué nos obliga, … y a partri de las consideraciones legales construyen su responsabilidad social. Más bien la administra.

Un segundo enfoque es el instrumental. La empresa se pregunta por lo que ganaría o perdería en términos de cuota de mercado si incorpora o no determinadas prácticas de RSC. Es decir, gestiona prácticas de RSC.

La tercera manera de entender la RSC es la funcional. Es la vía más práctica. Ha “nacido” una nueva función y se decide incorporarla a la estructura organizativa. Se le dota de un presupuesto y … a trabajar. La RSC es una función más de la empresa.

El enfoque estratégico puede suponer un paso adelante en la idea de gestionar con responsabilidad social y no gestional la responsabilidad social. En esta manera de entender la RSC se intenta incluirla en la manera de gestionar la empresa, de gobernarla. La empresa pretende ser socialmente responsable por cuestiones de carácter estratégico y de visión a largo plazo.

Y, por último, tenemos el enfoque identitario. En este enfoque lo que prima es el valor de la responsabilidad social como tal. Desde la misma dirección se es socialmente responsable en todos los actos públicos o privados de la empresa. La empresa, sus personas actuan de anera socialmente responsable.

Creo que cada empresa debe escoger su enfoque de la RSC. Al final también el mismo “mercado” ; es decir, la sociedad irá moldeando este enfoque. Es un largo camino para recorrer pero ya se está iniciando.

Adriàpolix, un encuentro, una solución.

Mañana hay una reunión

Os cito un caso curioso.

Introducción
Regularmente hay unas reuniones de gestión a las que asisten diferentes personas de todos los departamentos de la empresa.

Más o menos, los asuntos a tratar son, a menudo, conocidos por todos y casi siempre participan las mismas personas.

La finalidad de la reunión es conocer la situación de la gestión de la empresa y a veces, asisten nuevos participantes desde el inicio de la reunión.

Situación

Por la mañana, Juana al abrir su Lotus Notes se entera –un tanto sorprendido- que mañana a las 8:00 h. hay una reunión. Lo sabe gracias a un compañero suyo –Emilio- que le ha reenviado un correo electrónico en el que se indicaba la fecha de esa reunión tan importante (iba con acuse de recibo)

La hora, las 8:00 h. Está previsto que acabe a la 13:00 h.

Sorprendida por la noticia, llama a su compañero Emilio y le comenta si sabe algo más de esa reunión tan importante.

Emilio, le dice que es la famosa reunión de gestión, que no se preocupe tanto porque se trataran los asuntos de siempre; los del día a día y lo que quedó pendiente.

La respuesta de Emilio no tranquiliza a Juana que le reclama un mayor detalle. Por ejemplo, donde será, quien va a asistir, porqué no se lo han dicho antes,…

Ante la petición, Emilio le contesta que asistirán los de siempre más dos o tres de “Ingeniería” para un asunto nuevo que ya nos dirán. Del lugar de la reunión supone que lo sabrá la secretaria. Y al hecho que no le hayan avisado le responde que seguramente se le habrá olvido decírselo.

Juana hace memoria y empieza a recordar. ¡Ya está! (se alegra) ya recuerda aunque vagamente la pasada reunión de gestión de hace tres meses, pero se cuestiona si tiene que ir ella.

Vuelve a llamar a Emilio y le pregunta si de lo pendiente está el asunto de los “embalajes”. Éste le contesta que puede, que, en todo caso, intente sacar ese tema en la reunión. Puede que haya tiempo o que al jefe le interese ya que hace poco hubo bronca con los del almacén.

No sabe qué hacer. Tiene asuntos (para ella de importancia) y no sabe si se tienen que tratar o no en dicha reunión. Además no sabe si ir o no ya que “oficialmente” ella no sabe nada. También piensa que si asiste a la reunión a qué hora. ¿A primera y estar toda la mañana o …?

Cuestiones relevantes

Reflexionad acerca de la situación sobre la eficiencia de dicha reunión. ¿Qué es lo que falla en esta situación? , ¿Cómo actúan Emilio y Juana?

¿Cuál debería ser la manera de actuar?, ¿Cuál serían las decisiones a tomar?, ¿Quién y cuando se debería actuar?, ¿Cuáles serían los resultados previstos, sus consecuencias,…?

Adriàpolix, un encuentro, una solución.

Tiempo y prioridad

Administrar, gestionar el tiempo de trabajo. Marcar objetivos, metas, hitos, prioridades, … en fin, todo un reto.

Todo esto es tiempo o mejor dicho gestionar el tiempo.

¿Acaso sabemos hacerlo?, ¿Nos dotamos de las herramientas necesarias para poder llevar a cabo?

¿Sabemos decir No como una afirmación directa? ¿Sabemos distinguir aquello que es importante y aquello que es urgente?

¿Quién controla nuestro tiempo?

Nuestros jefes, clientes, colaboradores, proveedores, … ¿acaso nosotros mismos?

Son muchas preguntas, muchas reflexiones que deberíamos irlas resolviendo poco a poco. Entiendo que quien debe, tiene que controlar el tiempo es uno mismo. Eres, somos los dueños de nuestro tiempo y nadie nos lo tiene que robar pero para eso tenemos que aprender que el tiempo sele puede amaestrar (al igual que a tu jefe, cliente, proveedor, colaborador, colega, …)

Tan sólo tenemos que ordenar toda nuestra actividad siguiendo criterios lógicos; por ejemplo por tipo de tarea, proyecto, cliente, fecha de entrega, …

A continuación, debemos conocer lo que “invertimos” o “gastamos” de nuestro tiempo en realizar determinadas actividades; es decir, nuestra carga de trabajo por cada tarea. No tenemos más remedio que parametrizar toda nuestra actividad en minutos. El tiempo es oro, pues presupuéstalo.

Finalmente, dótate de herramientas que te permitan por una lado, priorizar, ordenar las diferentes actividades. Por otro, distribuir todas tus actividades a lo largo de la jornada, o de la semana. El sencillo, ahora hago esto, más adelante (a las 10:15, por ejemplo, lo otro) y así sucesivamente.

Y por supuesto, siempre hay inconvenientes, “ladrones del tiempo” que vienen y te “perturban”.

Si lo sabes sólo tienes dos alternativas; planificalas porque no las podrás evitar. (Por ejemplo, la relación con tu jefe siempre se puede acordar unas llamadas “ventanas en el tiempo” en donde puedas despachar sus urgencias) Las que puedes (y debes) evitar, aprende a decir no pero con asertividad y educación.

Adriàpolix, un encuentro, una solución.

¿Gestionar la responsabilidad social o gestionar con responsabilidad social?

Interesante cuestión, ¿verdad? Hace unos días asistí a unas conferencias en la AEDIPE, asociación de dirección y desarrollo de personas en Barcelona acerca de la Responsabilidad Social Corporativa, RSC

El tema es importante aunque entiendo al igual que el primer ponente de las conferencias, el Sr. Josep Maria Lozano, profesor del Institut d’Innovació Social de ESADE que las empresas afrontan la RSC como compulsión o visión reactiva. Es decir, hay que hacerlo porqué los demás lo están haciendo.

Otras empresa aplican políticas de RSC por conveniencia. Aplican la visión adaptativa. El mercado es receptivo a tales prácticas o bien el entorno legal casi obliga y por eso lo hago. Y finalmente hay otras empresas que actúan por convicción. Esta es la visión proactiva de la RSC.

Coincido con el punto de vista del Profesor Sr. Lozano. Los dos primeros ejemplos gestionan la RSC como una función más de su organización creando en la mayoría de las veces una nueva unidad organizativa próxima a Presidencia o Dirección General.

La tercera opción gestiona la empresa con responsabilidad social. Es parte de su ser y hacer.

También hay que destacar que no hay ninguna opción negativa o criticable desde el punto de vista moral, sólo que lo único que cambia es la creencia de cómo debe ser una empresa socialmente responsable aparte de disquisiciones de marketing, venta, reputación, …

¿Cómo lo veis?

Adriàpolix, un encuentro, una solución.

La moda del coaching

Aceptémoslo. El coaching está de moda (se entiende que moda es un concepto estadístico) Se podría aceptar que por coaching se entiende lo siguiente:

Coaching forms an important intervention designed to assess and improve performance of an individual or a team. It is very important to improve the skills of the person which can be achieved through proper training by which he can achieve organizational goals and also enhance his knowledge and skills

Es decir, se tienen en cuenta las habilidades sociales. Cobran importancia entonces conceptos tales como comunicación, asertividad, empatía, conflicto y bloqueo, liderazgo, visión, logro, confianza, autonomía, …

Muchas de estas palabras las podría leer un Sr. de RR.HH (o peor aún, un consultor, … es broma) y les diría que son las competencias clave para dirigir personas pero, al fin y al cabo, son cualidades (competencias, habilidades, destrezas, …) que nos permiten conseguir resultados a través de la interacción con otras personas. (Y no sólo los directivos lo consiguen así); por ejemplo, las personas que trabajan en equipo o en grupo (y quién no lo hace hoy en día)

En definitiva, que todos necesitamos ejercitarlas para conseguir resultados (léase en algunos casos éxito) ergo todos necesitamos tener un coacher a nuestro lado(o un mentor, un tutor, un padrino, un padre, un profesor, ¿un sacerdote?, ¿un amigo?, …) De ahí que la moda del coaching se haya extendido a todas las capas de la sociedad. Todo el mundo quiere tener un coacher.

Pero, me pregunto; ¿realmente es necesario tener un “entrenador”? ¿Es realmente efectivo? (Claro, por supuesto, ¡como no! me dirán los que se dedican a ello profesionalmente) No lo tengo tan claro, si se me permite disentir.

¿Porqué ha irrumpido con tanta fuerza el coaching en nuestra sociedad? ¿Somos acaso tan inseguros que necesitamos -ya en la edad adulta- una persona que nos guíe, oriente, refuerce, anime, asesore, forme, despierte? ¿Estamos ante simplemente una moda más?

En el ámbito de los recursos humanos estamos sufriendo últimamente el acoso de las modas: alto potencial, talento, gestión por procesos, gestión por competencias, inteligencia emocional, gestión del conocimiento, performance partnership, …

No digo que el coaching no sea útil en determinadas circunstancias o que un proceso de coaching (digámosle de acompañamiento) implique un beneficio y una utilidad tanto a la persona como a la empresa (a demostrar igual que la formación) pero me temo que hay tantos servicios de coaching que …

Otro asunto de debate es la cualificación del presunto coacher. últimamente se apunta todo el mundo a ser coach.

Muestra de la película Coach Carter

Adriàpolix, un encuentro, una solución.