Reuniones eficaces y eficientes (1a.parte)

25 01 2007

Eficacia, eficiencia dos términos interesantes, por no mencionar productividad, rendimiento, resultados, tiempo de trabajo, … Hablamos mucho de ellos pero, ¿acaso somos eficientes, eficaces, somos productivos, obtenemos resultados, gestionamos correctamente nuestro “tiempo de trabajo” cuando nos reunimos?

Me temo que no todos. Me explico. Siempre se comenta que tenemos “reunitis”; Es decir, aquella afección que nos fuerza a salir y entrar a reuniones. Todo el día reunido. Y me pregunto, ¿tengo tiempo para trabajar?, ¿tengo tiempo para prepararme la reunión? y ¿tengo tiempo para hacer el seguimiento de lo acordado en la reunión?

Es de manual pero las reuniones las justas (y quién es el “gracioso” que determina el número justo y adecuado), al menor tiempo posible (me comentan que no más de 1 hora) y lo mejor preparadas posible (preparación, preparación y preparación)

Empecemos por el final (que me gusta más). Si las reuniones las preparamos bien, a conciencia, posiblemente, nos daríamos cuenta que o no es necesaria la reunión como tal o bien aprovecharíamos mejor el tiempo (productividad) y obtendríamos mayores resultados (eficiencia) por lo tanto …

Pero qué hay que hacer para prepararse la reunión.

Si la convocas tu, está claro. Define el objetivo, acota el ámbito o el alcance del asunto a tratar (no trates muchos asuntos en una reunión. Tan sólo uno o dos como máximo).
Elige bien a las personas con las que te vas a reunir, redacta una agenda de trabajo (orden del día) y sobretodo revisa los aspectos formales (convocatoria, lugar, presentaciones -si son precisas-, mensajes, …)
Ya sabéis si preparas bien una reunión serás más efectivo, productivo y eficiente.

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