Mañana hay una reunión

1 05 2007
Os cito un caso curioso.
Introducción
Regularmente hay unas reuniones de gestión a las que asisten diferentes personas de todos los departamentos de la empresa.
Más o menos, los asuntos a tratar son, a menudo, conocidos por todos y casi siempre participan las mismas personas.
La finalidad de la reunión es conocer la situación de la gestión de la empresa y a veces, asisten nuevos participantes desde el inicio de la reunión.

Situación
Por la mañana, Juana al abrir su Lotus Notes se entera –un tanto sorprendido- que mañana a las 8:00 h. hay una reunión. Lo sabe gracias a un compañero suyo –Emilio- que le ha reenviado un correo electrónico en el que se indicaba la fecha de esa reunión tan importante (iba con acuse de recibo)
La hora, las 8:00 h. Está previsto que acabe a la 13:00 h.

Sorprendida por la noticia, llama a su compañero Emilio y le comenta si sabe algo más de esa reunión tan importante.
Emilio, le dice que es la famosa reunión de gestión, que no se preocupe tanto porque se trataran los asuntos de siempre; los del día a día y lo que quedó pendiente.
La respuesta de Emilio no tranquiliza a Juana que le reclama un mayor detalle. Por ejemplo, donde será, quien va a asistir, porqué no se lo han dicho antes,…
Ante la petición, Emilio le contesta que asistirán los de siempre más dos o tres de “Ingeniería” para un asunto nuevo que ya nos dirán. Del lugar de la reunión supone que lo sabrá la secretaria. Y al hecho que no le hayan avisado le responde que seguramente se le habrá olvido decírselo.
Juana hace memoria y empieza a recordar. ¡Ya está! (se alegra) ya recuerda aunque vagamente la pasada reunión de gestión de hace tres meses, pero se cuestiona si tiene que ir ella.
Vuelve a llamar a Emilio y le pregunta si de lo pendiente está el asunto de los “embalajes”. Éste le contesta que puede, que, en todo caso, intente sacar ese tema en la reunión. Puede que haya tiempo o que al jefe le interese ya que hace poco hubo bronca con los del almacén.
No sabe qué hacer. Tiene asuntos (para ella de importancia) y no sabe si se tienen que tratar o no en dicha reunión. Además no sabe si ir o no ya que “oficialmente” ella no sabe nada. También piensa que si asiste a la reunión a qué hora. ¿A primera y estar toda la mañana o …?
Cuestiones relevantes
Reflexionad acerca de la situación sobre la eficiencia de dicha reunión. ¿Qué es lo que falla en esta situación? , ¿Cómo actúan Emilio y Juana?
¿Cuál debería ser la manera de actuar?, ¿Cuál serían las decisiones a tomar?, ¿Quién y cuando se debería actuar?, ¿Cuáles serían los resultados previstos, sus consecuencias,…?


Acciones

Information

3 responses

13 05 2007
gretel

ke complicado… supongo que él debería comunicar que la comunicación no ha llegado a todo el mundo y mandar email a la dirección o persona que lleve la reunión en lugar de comunicarselo a Juana por email… debería haber por escrito un plan del día y por escrito las personas a las que se convocan… si se entrega hoja en mano a los convocados y se propone un plazo para sugerencias en cuanto a temas a tratar, se sentirán más integrados.

15 07 2009
Barbara

La comunicación interna es muy importante…
Creo que previamente a esta situación debería haber un estilo de ” manual” que oriente al empleado para que el mismo sepa como proceder. Además, creo que Juana debería haberse contactado con su superior para corroborar la información y no llamarlo a su compañero.
Si la organización en la que se da el caso contiene una gran cantidad de empleados esta situación afectaría el clima interno, es por eso que recomiendo que la comunicación sea lo más transparente y clara, para que no surjan este tipo de dilemas.
Recordar que hay que comunicar SIEMPRE pero debe hacerse de una manera eficaz.

28 03 2012
Monika Villaflor Suárez

Desde mi punto de vista pienso que en primera la comunicación en ese tipo de organización esta mal ya que cuando se va a convovar a una reunión debería de existir un formato o una manera mas directa de hacerles saber a los convocados el motivo, día, hora etc. y hacer llegar por supuesto de manera más direca el aviso o en este caso ella no debió de haber divagado preguntando con otras personas si no con su jefe directo o en su caso el responsable o encargado de la reunión para corrovorar que efectivamente ella tiene que asistir incdicando en general todo (lugar, fecha, hora, a quien se tiene que dirigir, temas relacionados a tratar etc).

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